Týmová práce

Tým je základní organizační jednotka schopná plné autonomity. Umí zajišťovat požadovanou práci, přidělené procesy a plnit zadané cíle se schopností vlastního řízení, zajišťováním vstupů, vlastním rozvojem, schopností soustavného zlepšování a řešení problémů a to vše při vysoké produktivitě, kvalitě a spolehlivosti,

Pro skutečné fungování týmu je nutné zajistit čtyři základní podmínky:

• Tým musí smět!
• Tým musí vědět!
• Tým musí chtít!
• Tým musí věřit, že dokáže splnit cíle!

Manažer, který vede týmy, by měl mít tyto věci na paměti a snažit se je všemi prostředky podporovat.

Jak systematicky podmínky fungování týmů zajišťovat?

Smět

To, že týmy mohou, souvisí úzce s definicí odpovědnosti a pravomocí, se schopností samostatně si rozhodovat o podstatných záležitostech (pro tým). Je nutné dát týmu možnost si stanovit vlastní cíle, zvolit si vedoucího (mluvčího), mít vlastní rozpočet, mít možnost si rozhodovat o realizaci zlepšení, moci rozdělovat odměny a bonusy a skutečně disponovat s prostředky týmu. To vše ovlivňuje pocit „smět“. Pokud tým ztrátí pocit, že může, začne se obvykle zbavovat odpovědnosti – nemá to v rukách, nechce to řešit a vzít věci za své. Postupně se vytratí týmová práce.

Elementární nástroje pro podporu podmínky „Tým musí smět!“:

• Volba mluvčího, vedoucího – pocit svobody a autonomní výběr Lídra týmu je pro týmový efekt velmi účinný, manažer by měl zvládat a pomáhat s moderací výběru.
• Vlastní rozpočet – nemusí být detailní rozpočet všech nákladů a příjmů, stačí vlastní rozdělování odměn a bonusů a moc hospodařit s ušetřenými prostředky z procesu zlepšování,
• Minimální závislost týmu na okolí – tým vlastní úplné procesy (je postavený jako procesní tým), pokud procesy dělíme mezi několik týmů, vytváříme třecí plochy, které můžou negativně ovlivňovat podmínku smět.

Vědět

Tým musí být dobře vybaven vědomostmi – nejenom odbornými, které ovlivňujeme při sestavení týmu, ale především vědomostmi o spolupráci, komunikaci, vyjednávání, zlepšování, řešení problémů atd.. V případě, že týmu chybí vědomosti nebo zkušenosti pro plnění společných cílů, začne se ztrácet týmový efekt. Členové týmu přestanou spolupracovat a plnění cílů zůstane na jednotlivých členech týmu. Moje zkušenosti ukazují, že týmům většinou nechybí vědomosti a zkušenosti odborného charakteru, ale spíše jim chybí schopnost vnitřně se správně řídit, umět popsat procesy, schopnost identifikovat a popsat problémy, schopnost analýzy a měření a v neposlední řadě umění práce s časem (efektivní komunikace, organizace času, strukturované řešení problémů). Podpora získávání vědomostí je tedy klíčová pro fungování týmu. Musíme tým naučit pracovat s maticemi znalostí a zastupitelnosti. Tým musí mít možnost rozvíjet své členy dle jeho interních potřeb. Optimální je, když má tým vlastní „budget“ pro vzdělávání a rozvoj, které se nesoustředí jen na odbornou rovinu, ale především na vědomosti o týmové práci, zlepšování a rozvoji lidí. Vědění podporuje ostatní podmínky fungování týmu – chtění a víru, že tým je schopný splnit cíle. Manažeři by měli podporovat ale především vyžadovat rozvoj vědění týmů!

Kromě toho je nutné, aby tým měl jasné informace o svých činnostech, výsledcích a fungování. Bez informací vzniká nedůvěra a spousta nedorozumění. Zároveň nemůže vzniknout týmový efekt. Pokud tým nemá informace o svém konání, nemůže v čas reagovat a to se projevuje negativně na jeho výsledcích a jeho motivaci. Postupně se vytrácí týmový efekt.

Elementární nástroje pro podporu podmínky „Tým musí vědět!“:

• Matice zastupitelnosti – je jedním z elementárních nástrojů týmové práce. Pokud tým není schopen zastupovat jednotlivé členy týmu, ztrácí schopnost vědět a selhává tím základní znak týmové práce.
• Matice znalostí – tým by měl mít jasný přehled o svých znalostech a doplňovat bílá pole z hlediska potřeb.
• Plán rozvoje – na základě matice znalostí se definuje plán rozvoje s konkrétními požadavky na trénink členů týmu nebo celého týmu.
• PQIT tabule (týmové tabule) – shop floor management týmu je nutný pro správnou zpětnou vazbu a dostupné informace pro tým.

Chtít

Aby týmy chtěly, musí být splněny všechny ostatní podmínky a ještě k tomu potřebujeme něco navíc. Chtění začíná u správných cílů! Pokud cíle členům týmu nedávají smysl, logicky nebudou motivovaní a nebudou chtít.

Z mé zkušenosti motivace málokdy souvisí s finančními prostředky. Ty jsou spíše stimulací, ale skutečná motivace vznikne teprve z přesvědčení, zájmu a chuti řešit dané věci a pracovat na výsledku. Pokud nepovažuji cíl za svůj, nebudu motivovaný ho plnit. Je nutné umožnit týmu, aby si nadefinoval své cíle. Ty by měly vycházet z cílů nadřazených (definovaných managementem) a ty podporovat, naplňovat, ale většinou nebudou úplně stejné. Všichni členové týmu jim musí věřit a chtít je řešit. Bez toho podmínka chtění nemůže vzniknout. To by měl mít manažer vždy na mysli.

Pokud chceme mít opravdové týmy, začíná to u správné definice cílů a ty nemůže vytvořit manažer sám, musí k tomu týmy pozvat a nechat na nich, aby si je stanovili sami, přesto že musí být v souladu s cíli podniku. Teprve potom je šance, že to budou skutečné týmové cíle a že týmy budou chtít.

Elementární nástroje pro podporu podmínky „Tým musí chtít!“:

• Definice vlastních cílů – tým přijímá vnější cíle (zadané managementem), ale musí mít prostor nastavit si vlastní cíle, které mu dávají smysl a vidí v nich prioritu (optimální je, pokud se nám podaří tyto cíle sladit, opět v tom hraje klíčovou roli manažer).
• Vyvážené pravomoce, odpovědnosti a kompetence – tým nesmí vzhledem ke své odpovědnosti narážet na to, že mu chybí odpovídající pravomoc a nebo kompetence, kterou bychom mu neumožnili doplnit.

Dokázat

Tým si musí věřit, že dokáže splnit očekávané cíle. Pokud týmu chybí víra nebude v něm fungovat týmový efekt. Jak podpořit víru týmu v sama sebe? Prací s týmem!

Čím je tým schopnější v používání nástrojů týmové práce, zlepšování, řešení problémů, projektovém řízení apod., tím bude mít větší víru sama v sebe. Pokud tým není vybavený zmíněnými nástroji, těžko bude věřit, že může očekávané cíle splnit. Výše zmíněné nástroje se neučí tým používat hned najednou, je to postupná evoluce, postupné učení se. Dokázat je podmínka, která vyžaduje systematickou podporu od managementu, ve smyslu soustavného tréninku, zpětné vazby, tvorby standardních nástrojů, metod a postupů a rozumného dávkování při nastavení očekávaných cílů.

Elementární nástroje pro podporu podmínky „Tým musí věřit, že dokáže splnit cíle!“:

• Trénink týmů – soustavný trénink týmů v týmové práci, zlepšování, řešení problémů ad.,
• Standard pro řešení problémů – vytvořený a vyžadovaný standard pro řešení problémů je nutný pro zajištění spolehlivého rozvoje týmu,
• Komunikační kalendář – nastavená systematická komunikace uvnitř i vně týmu. Pro komunikaci musí být nastavený standardní čas, především pro rozvoj týmů.

Byl jsem členem fungujících týmů a byl to vždy super pocit „být toho součástí“. Fungující tým je nejefektivnější organizační jednotkou. Sám sebe se ptám proč tak málo firem systematicky pracuje na podpoře týmové práce? Není to lehké, ale když se to povede, je to z hlediska efektivity práce jako když přesednete z rogala na tryskáč.

Tomáš Stöhr